Desde el 12 de mayo de 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, obliga a todas las empresas —sin excepción de tamaño, sector ni modalidad— a registrar diariamente la jornada de cada trabajador, incluyendo la hora exacta de inicio y finalización. Esta obligación afecta también al teletrabajo. Los registros deben conservarse durante cuatro años y estar disponibles para la Inspección de Trabajo, los representantes legales de los trabajadores y los propios empleados.
En Q Abogados Orihuela atendemos con frecuencia a trabajadores que no saben si tienen que fichar, qué pasa si no fichan y cómo les puede afectar la ausencia de registro en una reclamación de horas extras o en un procedimiento de despido. Este artículo aclara quién tiene la obligación real, qué consecuencias tiene no cumplirla y cómo puede afectar al trabajador. Para entender los derechos frente a cambios de horario impuestos por la empresa, puede consultarse también nuestro artículo sobre modificaciones sustanciales de las condiciones de trabajo.
¿Quién tiene la obligación de implantar el sistema de fichaje?
La obligación legal recae sobre la empresa, no sobre el trabajador. Es el empleador quien debe diseñar, implantar y mantener el sistema de registro. El trabajador tiene la obligación de cooperar con el sistema establecido —fichar en la máquina, registrar la entrada y salida en la aplicación, firmar el parte diario—, pero no puede ser sancionado disciplinariamente por no fichar si la empresa no ha implantado correctamente ningún sistema.
Dicho esto, el incumplimiento del trabajador de un sistema de fichaje correctamente implantado y comunicado sí puede ser objeto de sanción disciplinaria, cuya gravedad depende del convenio colectivo aplicable. El incumplimiento reiterado puede llegar a constituir causa de despido disciplinario en casos extremos.
¿Qué formatos de registro son válidos en 2026?
La normativa vigente —el RDL 8/2019— no exige que el registro sea digital: admite cualquier formato (papel, Excel, aplicación informática, tarjeta), siempre que sea objetivo, fiable, accesible y no manipulable. El Tribunal de Justicia de la Unión Europea, en sentencia de 19 de diciembre de 2024 (Asunto C-531/23), ha reforzado esta interpretación exigiendo que los sistemas sean accesibles también para los propios trabajadores, en línea con la Directiva 2003/88/CE.
El Gobierno tiene en tramitación un Real Decreto de registro horario digital que impondría el formato electrónico como único válido. El Consejo de Ministros aprobó su tramitación urgente en septiembre de 2025, pero el Consejo de Estado emitió en marzo de 2026 un dictamen crítico y a fecha de septiembre de 2026 el decreto no ha sido publicado en el BOE. El régimen sancionador vigente sigue siendo el de la LISOS.
¿Qué consecuencias tiene para el trabajador no fichar?
Pérdida de la prueba más sólida para reclamar horas extras
El artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores exige que la empresa registre las horas extraordinarias y entregue copia del resumen al trabajador. Si no hay registro, las horas extra realizadas son mucho más difíciles de acreditar en un juicio. El trabajador puede intentarlo con otros medios de prueba (testigos, correos electrónicos, accesos a sistemas, capturas de pantalla), pero la ausencia de registro lo coloca en una posición más débil. Para entender el procedimiento completo de reclamación, puede consultarse nuestro artículo sobre cómo reclamar horas extras no pagadas.
Dificultad para acreditar la jornada real en un despido
En procedimientos de despido, la jornada efectivamente realizada puede ser relevante para calcular la indemnización o para acreditar que el trabajador cumplía sus obligaciones. La ausencia de registro puede dificultar la defensa si la empresa alega incumplimientos que el trabajador no puede rebatir con datos objetivos.
Riesgo de sanción disciplinaria
Si la empresa ha implantado un sistema de registro y el trabajador lo incumple de forma reiterada, puede ser sancionado. La gravedad depende del convenio colectivo: algunos califican el incumplimiento del registro como falta leve (amonestación) y otros como falta grave (suspensión de empleo y sueldo).
¿Qué consecuencias tiene para la empresa no llevar registro?
Las consecuencias para la empresa son mucho más graves. El incumplimiento de la obligación de registro de jornada es una infracción grave conforme al artículo 7.5 de la LISOS (Real Decreto Legislativo 5/2000), sancionable con multas de entre 751 y 7.500 euros por infracción. La Inspección de Trabajo puede aplicar el rango con amplio margen y puede imponer la sanción por cada obligación incumplida detectada en la visita.
La falsificación o manipulación del registro puede calificarse como infracción muy grave del artículo 8.1 de la LISOS, con multas de hasta 225.018 euros. Los registros en Excel editables o en papel sin firma verificable tienen cada vez menos valor ante la Inspección, precisamente porque no ofrecen las garantías de objetividad y no manipulabilidad que exige tanto el RDL 8/2019 como la STJUE de diciembre de 2024.
¿La ausencia de registro invierte la carga de la prueba?
El Tribunal Supremo, en sentencia 372/2026, de 15 de abril, ha aclarado que la ausencia de registro horario no invierte por sí sola la carga de la prueba a favor del trabajador. Esto significa que aunque la empresa no lleve registro, el trabajador sigue teniendo que acreditar las horas extras que reclama mediante otros medios de prueba.
No obstante, la ausencia de registro es un elemento que el juez valora negativamente para la empresa en el conjunto del procedimiento, y en la práctica facilita que el juez dé credibilidad a los indicios aportados por el trabajador. Por eso es fundamental que el trabajador conserve sus propios registros informales: capturas de pantalla del acceso a sistemas corporativos, correos electrónicos con marca de hora, mensajes con el equipo, accesos a la VPN o al correo fuera del horario oficial.
¿Puedo negarme a fichar?
No. El registro de jornada es una obligación legal y el empleador puede exigir su cumplimiento. Negarse sin causa justificada es un incumplimiento laboral. Sin embargo, el trabajador sí tiene derecho a exigir acceso a sus propios registros en cualquier momento y a solicitar copia de los mismos, tanto para comprobar que la empresa los lleva correctamente como para utilizarlos en una eventual reclamación.
¿Qué puedo hacer si la empresa no lleva registro y quiere sancionarme?
Si la empresa no lleva registro pero intenta sancionarte alegando incumplimientos horarios que no puede demostrar, esa sanción es impugnable. La empresa tiene la carga de acreditar los hechos que fundamentan la sanción disciplinaria, y sin registro homologado esa acreditación es muy difícil.
Si crees que la empresa no cumple la obligación de registro, puedes presentar una denuncia ante la Inspección de Trabajo de la Comunitat Valenciana, que investigará el cumplimiento y puede imponer las sanciones correspondientes. Si la situación ha derivado en un despido, el plazo para impugnar es de 20 días hábiles desde la fecha del despido, y antes debe presentarse papeleta de conciliación ante el SMAC.
Conclusión
El fichaje no es solo un mecanismo de control empresarial: es también una herramienta de protección del trabajador. Un registro correcto acredita la jornada realizada, respalda las reclamaciones de horas extra y puede ser decisivo en un procedimiento de despido. Conocer sus implicaciones es el primer paso para utilizarlo a tu favor.
¿Tengo que fichar si trabajo en teletrabajo?
Sí. La obligación de registro de jornada aplica también al trabajo a distancia y al teletrabajo. La empresa debe establecer un sistema compatible con esa modalidad que respete la privacidad del trabajador.
¿Cuánto tiempo debe conservar la empresa los registros?
La empresa debe conservar los registros durante cuatro años y ponerlos a disposición de la Inspección de Trabajo, de los representantes legales de los trabajadores y de los propios empleados cuando lo soliciten.
¿Puede la empresa utilizar geolocalización para el control horario?
Solo si existe base legal, consentimiento informado del trabajador o está previsto en convenio colectivo, y siempre que sea proporcional e informado. La geolocalización permanente puede vulnerar el derecho a la intimidad si no se cumple la normativa del RGPD.
¿Qué hago si la empresa me niega el acceso a mis propios registros?
La negativa a facilitar al trabajador sus propios registros puede ser constitutiva de infracción laboral. El trabajador puede reclamar el acceso por escrito y, si la empresa se niega, presentar denuncia ante la Inspección de Trabajo.
¿Puede la empresa sancionarme por llegar tarde si no tiene sistema de fichaje?
Si la empresa no dispone de un sistema de registro homologado, le resulta muy difícil acreditar con precisión los retrasos. Sin esa acreditación objetiva, la sanción disciplinaria por impuntualidad puede ser impugnada con éxito, especialmente si el trabajador niega los hechos.